Depozyt notarialny – dokumenty i pieniądze na przechowaniu u rejenta
Wobec prężnie rozwijającego się obrotu prawnego, kreowania nowych konstrukcji jurydycznych, coraz większe znaczenie zyskuje instytucja depozytu notarialnego. Depozyt czyli przechowanie, może mieć zastosowanie zarówno przy dokonywaniu typowej czynności, np. przy zawieraniu umowy sprzedaży, ale także przy dokonywaniu tzw. czynności nienazwanej. Niezmiennie jednak depozyt spełnia jeden zasadniczy cel, zabezpiecza w większym stopniu interesy stron.
W języku potocznym pojęcia depozytu używa się najczęściej w taki sposób, jaki zostało ono użyte powyżej tj. celem określenia czynności przechowania. Oprócz depozytów notarialnych, możemy wyróżnić np. depozyty sądowe czy depozyty bankowe, w zależności od podmiotu odpowiedzialnego za przechowanie. W ustawie Prawo o notariacie ustawodawca posługuje się pojęciem „depozytu” w innym znaczeniu. Przez depozyt rozumie się składany na przechowanie przedmiot.
Notariusz, na podstawie art. 106, 107 i 108 ustawy Prawo o notariacie, został umocowany do przyjmowania na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, informatycznych nośników danych, papierów wartościowych i pieniędzy. O ile przyjmowanie na przechowanie papierów wartościowych wydaje się być czynnością o coraz mniejszym znaczeniu, w szczególności wobec obowiązku dematerializacji akcji, o tyle depozyt dokumentów czy pieniędzy często towarzyszy notariuszom podczas pracy. Przyjęcie na przechowanie dokumentów czy pieniędzy stanowi czynność akcesoryjną, tj. czynność dokonywaną w związku z dokonywaniem czynności głównej.
Należy nadmienić, że art. 106 § 1. ustawy Prawo o notariacie: „Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych”, nie uległ w zasadzie zmianie od chwili wejście w życie ustawy tj. od 1991 roku. W międzyczasie, w 2016 roku, nastąpiła obszerna nowelizacja kodeksu cywilnego, która wprowadziła m. in. definicję dokumentu. Obecnie za dokument nie przyjmuje się już wyłącznie karty papieru, zawierającej oświadczenie woli opatrzone podpisem, ale dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Przytoczona zmiana znacznie poszerzyła zbiór dokumentów mogących być przedmiotem depozytu notarialnego.
Notariusz z każdego przyjęcia na przechowanie depozytu spisuje protokół. W protokole wymienia się datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej depozyt oraz wskazuje, komu, kiedy i pod jakimi warunkami depozyt ma zostać wydany. Prawidłowo sporządzony protokół powinien być integralny względem dokumentu głównego – kreującego stosunek podstawowy (jeśli taki istnieje), ale przede wszystkim nie powinien pozostawiać pola do interpretacji jego zapisów. Protokół powinien zatem jasno formułować przesłanki wydania depozytu.
Przyjmowane przez notariusza na przechowanie dokumenty mogą być w szczególności przetrzymywane w zamkniętych kopertach. W takim przypadku koperta powinna być zaopatrzona w podpis składającego depozyt.
Tak jak zostało wyżej wspomniane, notariusz przyjmuje na przechowanie również pieniądze. Przedmiotem depozytu mogą być pieniądze zarówno w walucie polskiej jak i obcej. Depozyt pieniężny przechowywany jest przez notariusza na oddzielnym rachunku bankowym.
Ustawa Prawo o notariacie stanowi, że pieniądze są przyjmowane przez notariusza w związku z dokonywaną w kancelarii czynnością. Przepisy nie określą rodzaju ani formy czynności. Oznacza to, że może być to dowolna czynność prawna, natomiast skoro jest to czynność dokonywana w kancelarii, wydaje się, że powinna być ona dokonana w formie aktu notarialnego lub przez poświadczenie podpisu lub w inny sposób spełniać znamiona czynności notarialnej wymienionej w art. 79 ustawy.
Zazwyczaj depozyty pieniężne przyjmowane są podczas transakcji sprzedaży. Procedura przyjęcia na przechowanie ma następujący schemat:
Sprzedawca i nabywca postanawiają, że przed zawarciem umowy sprzedaży nabywca wpłaci całą lub resztę ceny na rachunek bankowy notariusza. Po zaksięgowaniu pieniędzy na rachunku bankowym notariusza, spisywany jest protokół, w którym notariusz potwierdza wpłatę oraz nabywca zastrzega, że pieniądze powinny zostać wypłacone sprzedawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy sprzedaży. Następnie po podpisaniu protokołu zawierana jest umowa sprzedaży i notariusz po jej zwarciu może wydać depozyt na wskazany wcześniej rachunek bankowy sprzedawcy.
Opisany wyżej przykład stanowi najprostszą konstrukcję depozytu. Strony mogą jednak kształtować łączący ich stosunek prawny wedle własnego uznania, w szczególności w inny sposób określić warunki wydania depozytu.
Na samym końcu należy wspomnieć, jakie koszty wiążą się z ustanowieniem depozytu notarialnego. Koszt przyjęcia dokumentów czy pieniędzy na przechowanie jest następujący:
1) przy dokumentach:
– za sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie – 50 zł,
– za przechowanie dokumentu, od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc – 20 zł,
2) przy pieniądzach:
– maksymalna stawka wynosi połowę stawki przewidzianej w § 3. rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej – tyle samo ile wynosi taksa notarialna za sporządzenie umowy sprzedaży mieszkania.
