Nowy wymiar zgromadzeń wspólników
Ustawodawca co jakiś czas wprowadza zmiany Kodeksu spółek handlowych, starając się dostosować zapisy ustawy do zmieniającej się szybko rzeczywistości. Tym razem 3 września weszła w życie mała zmiana, aczkolwiek mogąca w przyszłości rzutować na procedurę odbywania zgromadzeń wspólników.
Zmiana dotyczy możliwości uczestniczenia wspólników na zgromadzeniach wykorzystując środki komunikacji elektronicznej. Dodany do KSH art. 2341 ma następujące brzmienie:
„§ 1. Umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:
1) transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
3) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
§ 2. W przypadku, gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.”
Z powołanego przepisu jasno wynika, że zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogą odbyć się jedynie gdy umowa spółki to przewiduje.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że prawie tożsamy do art. 2341 przepis znajduje się już od ponad 10 lat w KSH i dotyczy spółek akcyjnych. Dlaczego prawodawca nie ujednolicił przedmiotowej kwestii dla obu spółek kapitałowych jednocześnie?
Dodanie art. 2341 modyfikuje rozumienie znajdującego się wcześniej art. 234. Art. 234 niezmiennie stanowi, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz że zgromadzenia wspólników mogą się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Powyższe oznacza, że do tej pory, jeżeli wspólnik chciał uczestniczyć na zgromadzeniu (osobiście albo przez pełnomocnika), musiał on stawić się w miejscu odbycia zgromadzenia. Wprowadzona zmiana może zmienić tą praktykę.
Co prawda od pewnego czasu istnieje w Polsce system teleinformatyczny S-24, zawierający wzorce uchwał i umożliwiający ich podejmowanie, lecz wzorców tych jest zaledwie 18, a uchwały w ten sposób mogą podjąć jedynie spółki, które zawiązane zostały elektronicznie. Co więcej, wzorzec uchwały zmieniającej umowę spółki nie daje nam pełnej możliwości zmiany umowy, gdyż zakres zmian ograniczony jest jedynie do wariantów przewidzianych we wzorcu umowy spółki. Tym samym uchwały dotyczące zmiany umowy spółki rzadko są w ten sposób podejmowane.
Zmianie uległ ponadto art. 248 § 2. zdanie drugie i trzecie, które obecnie brzmią: „Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341 nie są wymagane”. Zmiana ta nie wymaga poświęcenia większej uwagi i jest dosyć czytelna. Rzuca się jedynie w oczy nieprawidłowe zastosowanie spójnika „oraz” oznaczającego koniunkcję. Posługując się zasadami logiki, przywołany przepis należałoby rozumieć, że załącznikiem do każdego protokołu powinna być lista obecności wspólników obecnych na zgromadzeniu bezpośrednio i lista wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jest to oczywisty błąd sztuki legislacyjnej.
Jako ciekawostkę należy podać, że projekt ustawy wniesiony przez Prezydenta RP zakładał dodatkowo, że: 1) wspólnik uczestniczący na zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków elektronicznych będzie mógł wnieść sprzeciw, 2) przy uchwałach nie będzie stosować się przepisów o tajności, a ponadto że 3) uchwały powzięte zgodnie z art. 2341 dołączać się będzie się do księgi protokołów w postaci transkrypcji protokołu elektronicznego poświadczonej podpisami zarządu oraz że dołączać się będzie zapis audio-wideo zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341. O ile wydaje się, że słusznie zrezygnowano z możliwości wniesienia sprzeciwu jako zapisu sprzecznego z obecną treścią art. 250 Ksh oraz formy protokołu elektronicznego jako formy zbyt nowatorskiej, to zapis o niestosowaniu tajności wydawał się słuszny. W praktyce tajne głosowania przeprowadza się najczęściej na kartkach papieru albo za pomocą urządzeń elektronicznych w przypadku dużych spółek. Przy wideotransmisji lub połączeniu audio, które winno być dostępne dla każdego ze wspólników, ciężko wyobrazić sobie utrzymanie tajności.
Z notarialnego punktu widzenia z pewnością ciekawie wyglądać będzie sposób protokołowania zgromadzenia przeprowadzanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pomijając kwestie techniczne, w takiej sytuacji notariusz nie będzie miał możliwości weryfikacji tożsamości wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu. Będzie musiał oprzeć się na oświadczeniu przewodniczącego zgromadzenia, dla którego również wspólnicy mogą być osobami obcymi. Ponadto co w przypadku gdyby wspólnik chciał uczestniczyć na zgromadzeniu przez pełnomocnika? Czy pełnomocnictwo miałoby być okazane przy zgromadzeniu? Wydaje się, że tutaj żadne zmiany nie zaszły i pełnomocnictwo w formie pisemnej powinno zostać dostarczone przez wspólnika przed odbyciem zgromadzenia.
Wprowadzona zmiana ma przede wszystkim na celu usprawnienie przeprowadzenia zgromadzeń wspólników, w szczególności gdy wspólnikami są osoby zagraniczne albo osoby na co dzień przebywające w innym rejonie Polski niż pozostali wspólnicy. Podsumowując, opisywana nowelizacja jest z pewnością krokiem naprzód. Ale czy zgodnie z założeniem projektodawcy doprowadzi ona do pobudzenia przedsiębiorczości, a tym samym do zwiększenia wpływów z tytułu podatków pośrednich oraz zmniejszenia stopy bezrobocia? Skutki będzie można ocenić w przyszłości, lecz na pewno w początkowym okresie sposób przeprowadzenia zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie będzie zbyt popularny.
