Poświadczenie podpisu przez notariusza

Urzędowe poświadczenie podpisu jest jedną z przewidzianych w polskim prawodawstwie form czynności prawnych. Jest formą szczególną, obok urzędowego poświadczenia daty (tzw. daty pewnej) oraz najwyższej formy prawnej tj. aktu notarialnego. Innymi formami czynności prawnych występującymi w polskim porządku prawnym są formy: ustna, pisemna, dokumentowa czy elektroniczna.

Co do zasady, jeżeli przepis prawa nie stanowi inaczej, niedochowanie formy z podpisem urzędowo poświadczonym gdy jest zastrzeżona dla czynności prawnej, powoduje że czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna.

Jednym z rodzajów urzędowego poświadczenia podpisu jest poświadczenie podpisu przez notariusza. Podstawą do działania przez notariusza w tym zakresie jest art. 79 Prawa o notariacie, który zawiera zamknięty katalog czynności które mogą być dokonywane przez notariuszy. Wynika z niego między innymi, że notariusz sporządza poświadczenia. Zgodnie z art. 96 Prawa o notariacie, notariusz poświadcza:

1. własnoręczność podpisu;

2. zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem;

3. datę okazania dokumentu;

4. pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Każde poświadczenie podpisu powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć.

Jak z powyższego wynika jednym z rodzajów poświadczeń jest poświadczenie własnoręczności podpisu. Regułą jest, że podpisy na poświadczonych dokumentach składane są w obecności notariusza. Natomiast, jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie nie był złożony w obecności notariusza, osoba, która podpisała dokument, może uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny. Taką okoliczność notariusz zaznacza przy poświadczaniu podpisu.

Do powyższej okoliczności, gdy podpis nie jest składany przed notariuszem, a został złożony już wcześniej, odniósł się niedawno Sąd Najwyższy w Uchwale III CZP 26/19 z dnia 8 listopada 2019 roku. Na zadane pytanie: „Czy poświadczenie przez notariusza w trybie art. 88 zd. 2 ustawy z dnia 14.02.1991 r. – Prawo o notariacie, że stawająca przed nim osoba uznała podpis na dokumencie prywatnym za własnoręczny, jest urzędowym poświadczeniem podpisu w rozumieniu art. 788 § 1 k.p.c.?​” Sąd Najwyższy orzekł, że: „​Dokument z podpisem uznanym przez notariusza za własnoręczny jest dokumentem prywatnym z podpisem urzędowo poświadczonym w rozumieniu art. 788 § 1 k.p.c.”

Sąd Najwyższy tym samym stwierdził, że poświadczenie przez notariusza własnoręczności składanego przed nim podpisu i poświadczenie przez notariusza własnoręczności złożonego już wcześniej podpisu, ma taką samą moc prawną.

Instytucja notarialnego poświadczenia podpisu jest mocno rozpowszechniona. Po pierwsze dlatego, że poświadczenie podpisu przewiduje wiele przepisów prawnych, przykładowo:

art. 75¹. § 1. kodeksu cywilnego: „Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.”

art. 31. ust. 1. ustawy o księgach wieczystych i hipotece: „Wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu.”

art. 180. § 1. kodeksu spółek handlowych: „Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.”

a pod drugie dlatego, że notariusz często poświadcza podpisy pod pełnomocnictwami tzw. szerokimi / ogólnymi, uprawniającymi do działania pełnomocnika przed wszelkimi urzędami, instytucjami, w tym towarzystwami ubezpieczeniowymi, bankami, operatorami pocztowymi i innymi jednostkami, gdzie udzielenie pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej jest niewystarczające.

Wśród notariuszy w ograniczonym stopniu przyjęła się jedna z tez Uchwały Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2010 r. III CZP 82/10, mówiąca, że: „Przy dokonywaniu czynności poświadczenia własnoręczności podpisu na dokumencie notariusz nie ma obowiązku badania zgodności z prawem treści tego dokumentu.”

W praktyce notariusz wielokrotnie pomaga w redagowaniu przedstawianych mu do poświadczenia dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo obrotu prawnego i zgodność z powszechnie obowiązującym prawem.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej maksymalna stawka za sporządzenie poświadczenia własnoręczności podpisu albo odcisku palca osoby niepiśmiennej lub niemogącej pisać wynosi: a) na dokumentach, jeżeli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną – 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł, b) na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł.