Protokół notarialny jako materiał dowodowy

Jedną z czynności notarialnych, jaką przewiduje w art. 79 ustawa Prawo o notariacie, jest spisywanie protokołów. Wśród powszechnie sporządzanych przez notariusza protokołów znajdują się protokoły ze zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub z walnych zgromadzeń spółki akcyjnej, protokoły zgromadzeń spółdzielni, zebrań wspólnoty mieszkaniowej, protokoły przyjęcia dokumentów lub pieniędzy na przechowanie czy protokoły sporządzane w związku z prowadzonym postępowaniem spadkowym.

Notariusz spisuje również protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń czy potwierdzenia istnienia rzeczy. Wspomniane protokoły nie mają z reguły swojej podstawy prawnej. Sporządzane są one celu wywołania dla osoby zainteresowanej istotnych dla niej skutków prawnych. Protokół, tak jak akt notarialny, spisuje się w obecności choć jednej osoby, której notariusz obowiązany jest stwierdzić tożsamość.

Akt notarialny – dokument urzędowy

Punktem wyjścia rozważań, jest mające oparcie w prawodawstwie stwierdzenie, że każda czynność notarialna, dokonana przez notariusza zgodnie z prawem, ma charakter dokumentu urzędowego. W szczególności akt notarialny stanowi dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 kodeksu postępowania cywilnego. Sporządzony przez notariusza akt notarialny stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Krótko mówiąc, akt notarialny stanowi środek dowodowy w postępowaniu sądowym.

Akty notarialne, jak i pozostałe dokumenty urzędowe, korzystają z dwóch rodzajów domniemań prawnych – autentyczności oraz zgodności z prawdą zawartych w nich oświadczeń. Przez autentyczność dokumentu należy rozumieć jego sporządzenie przez właściwy organ zgodnie ze sztuką. Notariusz więc nie tylko zapewnia prawidłowość sporządzanego dokumentu, ale jest również gwarantem prawdziwości treści znajdujących się w tym dokumencie.

Akt notarialny jako najwyższa forma czynności prawnej, charakteryzująca się wysokim stopniem sformalizowania, stanowi dla sądu najbardziej wiarygodne źródło dowodu z dokumentu. Dokument ten wydaje wszakże osoba zaufania publicznego, choć nie oznacza to, że stanowi on dowód nie do podważenia.

Protokół stawiennictwa / niestawiennictwa

Pierwszym przykładem protokołu, o którym tratuje niniejsze opracowanie, jest wymieniony w ustawie Prawo o notariacie protokół ze stawiennictwa / niestawiennictwa stron. Jaka sama jego nazwa wskazuje, protokół ten ma na celu udokumentowanie stawienie się lub niestawienie się, przeważnie na czynność notarialną, osób, które są do tego zobowiązane.

Protokół ten spisywany jest na żądanie jednej ze stron stosunku prawnego, najczęściej strony umowy przedwstępnej czy umowy deweloperskiej, w sytuacji, gdy druga strona uchyla się od dokonania czynności do której się zobowiązała. Notariusz spisuje protokół na przykład wówczas, gdy upłynął termin zawarcia umowy przyrzeczonej, a druga strona pomimo jej wezwania, uchyla się od jej zawarcia. Wskazaną praktyką jest przedkładanie przez obecne strony do protokołu dokumentu potwierdzającego wezwanie niesubordynowanej strony do dokonania czynności, we wskazanym dniu i miejscu. Dla celów dowodowych wezwanie powinno nastąpić przesyłką rejestrowaną w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe czy pocztą elektroniczną.

Powyższy protokół może zostać spisany także w obecności obu stron, na przykład w sytuacji, gdy nie mogą one dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole stwierdza się wtenczas stawiennictwo obu stron, wolę sfinalizowania czynności oraz fakt niedojścia jej do skutku. Każda ze stron może podać przyczyny, jakie według niej, uniemożliwiły dokonanie czynności.

Protokół stawiennictwa może przybrać także charakter protokołu uzgodnień. Strony ustalają w takim protokole istotne dla nich postanowienia, zamierzenia, kwestie jakie powinny zostać zawarte w umowie, którą planują w przyszłości zawrzeć. Tego rodzaju protokół może zostać sporządzony na przykład na etapie poprzedzającym zawarcie umowy przedwstępnej.

Protokół z przebiegu czynności / zdarzenia

Innym protokołem, o którym mówi ustawa Prawo o notariacie, jest protokół spisywany w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Ze względu na fakt, że każde zdarzenie i każda czynność może wywołać skutki prawne, materia objęta tego rodzaju protokołem jest w zasadzie nieograniczona.

Notariusz nie powinien jedynie spisywać protokołu, który wymaga specjalistycznej wiedzy. Protokół taki nie korzystał by wówczas z domniemania zgodności z prawdą zawartych w nich oświadczeń. Nie wyklucza to jednak sporządzenia protokołu przy udziale osoby posiadającej kwalifikowaną wiedzę, np. przy udziale biegłego.

Notariusz, jak zostało wspomniane, ma w gruncie rzeczy możliwość zaprotokołowania na żądanie osoby zainteresowanej każdej czynności i zdarzenia, które mogą w szczególności dla niego wywołać skutki prawne. Rejenci protokołują między innymi przebieg: licytacji, przetargu, losowania, konkursu itp.

Protokół potwierdzający istnienie rzeczy

Ostatnim omówionym w artykule protokołem, jest protokół mający na celu potwierdzenie istnienia wskazanej rzeczy. Trudno jest dla niego stworzyć jedną właściwą nazwę, a polega on na stwierdzeniu przez notariusza, jako naocznego świadka, że wymieniona w protokole rzecz znajduje się w określonym miejscu, czasie i stanie. Protokół taki dotyczyć może zarówno nieruchomości, ruchomości, jak też w szczególności przedmiotów niematerialnych.

Powszechnie spisywanymi protokołami są protokoły potwierdzające znajdowanie się określonej treści w Internecie. Mogą to być zarówno wiadomości email znajdujące się na elektronicznych skrzynkach pocztowych, wpisy umiejscowione na portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter itp.), opinie i oceny otrzymane na wizytówce prowadzonej w serwisie Google, ale i cała pozostała treść dostępna w Internecie.

Protokoły spisywane są również w celu udokumentowania treści znajdujących się na przenośnych urządzeniach elektronicznych, jak laptopy, tablety i telefony komórkowe. Dotyczy to m. in. wiadomości tekstowych SMS, wiadomości multimedialnych MMS, innych wiadomości przesyłanych poprzez tzw. komunikatory: Messenger, Whatsapp, Signal, Viber i inne.

Protokoły mogą dokumentować ponadto istnienie innej zawartości urządzeń, takiej jak zdjęcia, dźwięki czy rejestr połączeń. Na obecną chwilę trudno wyobrazić sobie protokół, którego przedmiotem są filmy. O ile zdjęcia można wydrukować i załączyć do protokołu, a dźwięk którego przedmiotem jest dialog można zapisać w protokole, o tyle oddanie zawartości filmu na „papierze” jest niemożliwe.

 
Opisane wyżej protokoły stanowią jedynie przykłady protokołów, które notariusz może objąć aktem notarialnym. Z pewnością wraz z rozwojem technologicznym, związanym głównie z możliwością sporządzania planowanych już od kilku lat „elektronicznych aktów notarialnych”, protokoły obejmować będą szereg innych czynności.

Depozyt notarialny – dokumenty i pieniądze na przechowaniu u rejenta

Depozyt spełnia jeden zasadniczy cel, zabezpiecza w większym stopniu interesy stron. Notariusz, na podstawie art. 106, 107 i 108 ustawy Prawo o notariacie, został umocowany do przyjmowania na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumentów, informatycznych nośników danych, papierów wartościowych i pieniędzy. Notariusz z każdego przyjęcia na przechowanie depozytu spisuje protokół. ...

Rejestracja testamentu w Notarialnym Rejestrze Testamentów

Testatorzy, sporządzając testament, zwykle informują o jego istnieniu osoby najbliższe. Ułatwia to po ich śmierci przeprowadzenie postępowania spadkowego, a mianowicie pozwala uniknąć pomyłki w ustaleniu, co stanowi podstawę dziedziczenia: testament czy ustawa. Nierzadko jednak zdarza się, że osoby spisujące testament zachowują tą wiedzę wyłącznie dla siebie. W celu zapobieżeniu sytuacji, w których spadkobiercy nie posiadają informacji o testamencie / testamentach sporządzonych przez spadkodawców, utworzony został Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) ...

Protokół notarialny jako materiał dowodowy

Notariusz spisuje również protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń czy potwierdzenia istnienia rzeczy. Wspomniane protokoły nie mają z reguły swojej podstawy prawnej. Sporządzane są one celu wywołania dla osoby zainteresowanej istotnych dla niej skutków prawnych. Protokół, tak jak akt notarialny, spisuje się w obecności choć jednej osoby, której notariusz obowiązany jest stwierdzić tożsamość ...

Notarialne postępowanie spadkowe przy udziale jednej osoby

Nie tylko sądy (poprzez postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku), ale i notariusze mogą potwierdzać prawa spadkobierców do spadku. Notariuszom została nadana kompetencja przeprowadzania postępowań spadkowych o nieskomplikowanym stanie faktycznym, a przede wszystkim postępowań bezspornych, przy których spadkobiercy są zgodni tj. oczekują tego samego rezultatu. Od 2015 roku notariusz może przeprowadzić postępowanie spadkowe przy udziale choćby jednej osoby. ...

Adres:

Umów się z nami na spotkanie

Telefony stacjonarne:

Notariusz Pańska 2020 © Polityka prywatności