Dokument mObywatel, czyli na podstawie jakich dokumentów notariusz stwierdza tożsamość

Notariusz, zgodnie z art. 85 ustawy Prawo o Notariacie, obowiązany jest przy dokonywaniu czynności notarialnej stwierdzić tożsamość osoby biorącej udział w czynności. Stwierdzenie tożsamości następuje na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku takich dokumentów, w sposób wyłączający wszelką wątpliwość. Sposób stwierdzenia tożsamości notariusz określa w sporządzonym dokumencie.

Powyższe uregulowanie dotyczy każdej czynności notarialnej, której notariusz dokonuje, czyli przede wszystkim aktów notarialnych i poświadczeń podpisów. Art. 92 Prawa o Notariacie doprecyzowuje jakie dane osobowe w aktach notarialnych zobligowany jest podać notariusz, są to: imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu. Poprzez inne osoby należy rozumieć osoby które nie są ściśle związane z czynnością notarialną, na przykład tłumaczy przysięgłych, biegłych, osoby zaufane, osoby wpisujące dane osób nieumiejących lub niemogących pisać.

Przepisy Prawa o Notariacie w mniej szczegółowy sposób precyzują jakie dane osoby biorącej udział w czynności notariusz powinien wskazać przy poświadczeniu. Zgodnie z art. 99 Prawa o Notariacie w poświadczeniu notariusz wymienia imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. W praktyce przyjęło się podawać ponadto dane dokumentu tożsamości, nr PESEL, datę urodzenia czy imiona rodziców.

Na podstawie jakich dokumentów notariusz stwierdza tożsamość ?

Stosownie do powołanego w pierwszym akapicie przepisu, notariusz stwierdza tożsamość na podstawie prawem przewidzianych dokumentów. Akt prawny powinien wprost stanowić, że konkretny dokument jest podstawą do stwierdzenia tożsamości.

OBYWATELE POLSKI

Dokumentami na podstawie których notariusz stwierdza tożsamość obywateli Polski są przede wszystkim dowód osobisty (art. 4 ustawy o dowodach osobistych) i paszport (art. 3 ustawy o dokumentach paszportowych).

Każdy pełnoletni obywatel Polski zamieszkujący na jej terytorium jest obowiązany posiadać dowód osobisty. Dowody osobiste wydawane są na okres 5 lat (dla osoby która nie ukończyła 12. roku życia) lub na okres 10 lat (dla osoby która ukończyła 12. rok życia).

Paszport z kolei jest dokumentem dobrowolnym. Paszporty wydawane są na taki sam okres jak dowody osobiste.

Od dnia 1 września 2023 roku notariusz może stwierdzić tożsamość na podstawie dokumentu mObywatel. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 26 maja 2023 roku o aplikacji mObywatel dokument mObywatel stanowi dokument mobilny stwierdzający tożsamość i obywatelstwo polskie użytkownika aplikacji mObywatel na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w relacjach wzajemnej fizycznej obecności stron.

Notariusz jako osoba ponosząca odpowiedzialność za nieprawidłowe stwierdzenie  tożsamości powinna jednak zachować szczególną ostrożność przy stwierdzaniu tożsamości za pomocą dokumentu mObywatel. Przede wszystkim notariusz nie powinien stwierdzać tożsamości osoby jedynie poprzez wgląd do telefonu klienta.

Aby ograniczyć ryzyko nieprawidłowego stwierdzenia tożsamości notariusz powinien posłużyć się stroną internetową: https://weryfikator.mobywatel.gov.pl/verification-process lub swoim telefonem posiadającym aplikację mObywatel. Nie wdając się w szczegóły procedury i aspekty techniczne, notariusz powinien doprowadzić do sytuacji, w której osoba biorąca udział w czynności za pomocą swojego telefonu udostępni swoje dane notariuszowi. Dane te następnie powinny pojawić się na komputerze lub telefonie notariusza.

Należy zwrócić uwagę, że numer „plastikowego” dowodu osobistego jest inny niż numer dokumentu mObywatel.

CUDZOZIEMCY

Dokumentami na podstawie których notariusz stwierdza tożsamość cudzoziemców są paszporty i  dowody osobiste, wystawione przez właściwe władze państw obywatelstwa cudzoziemca, a ponadto dokumenty wydane przez polskie władze, wskazane m. in. w ustawie o cudzoziemcach:
– karta pobytu,
– polski dokument tożsamości cudzoziemca,
– dokument „zgoda na pobyt tolerowany”
oraz w ustawie o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
– tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca.

Prawo o notariacie pozwala ponadto notariuszowi stwierdzić tożsamość osoby biorącej udział w czynności notarialnej w sposób wyłączający wszelką wątpliwość. Ustawodawca nie określa jednak jak ma wyglądać stwierdzenie tożsamości w przypadku braku przedłożenia dokumentu. W praktyce przyjęły się głównie dwa sposoby:

I – w wyniku osobistej znajomości notariusza z klientem, oczywiście w przypadku gdy notariusz jest całkowicie pewny co do tożsamości klienta (na przykład klientem jest osobą która dokonywała uprzednio przed notariuszem czynności posługując się dokumentem),

II – przy pomocy dwóch innych znanych notariuszowi osób, które potwierdzają tożsamość osoby nie posiadającej dokumentu (możliwość taką przewidywał nieobowiązujący art. 69 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 27 października 1933 r. Prawo o notariacie)

Powyższe sposoby powinny być jednak stosowane w ostateczności, w wyjątkowych okolicznościach, mając na uwadze powagę podejmowanych czynności, a decyzja o ich ewentualnym zastosowaniu należy do notariusza.

Czy zmiana dokumentu potwierdzającego tożsamość lub danych osobowych powoduje konieczność zmiany lub utratę mocy podpisanego dokumentu ?

Niejednokrotnie w ciągu roku zdarza się, że klienci zadają powyższe pytanie. Pomimo zmiany dokumentu tożsamości, podpisany dokument jest ważny i skuteczny oraz nie wymaga aktualizacji.

Niestety należy mieć na uwadze, że notariusz pomimo zachowania należytej staranności, często nie jest w stanie stwierdzić czy okazany mu dokument, w tym dokument potwierdzający tożsamość, jest autentyczny. Do powyższej sytuacji nawiązuje Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 12 marca 2021 roku, V CSKP 42/21, w którym wskazuje m. in. o konieczności zachowania przez notariusza „maksimum przezorności” na każdym etapie dokonywanych czynności i o wstrzymaniu się od dokonywania czynności na podstawie dokumentów wykazujących oczywiste cechy budzące wątpliwości.